איך לנהל תזרים מזומנים מסודר בעסק?

1. מבינים את הבייסיק: מה זה בדיוק תזרים מזומנים?

ברמה הכי בסיסית, תזרים מזומנים הוא מונח שמבטא את כל התנועות הכספיות בחשבון הבנק שלנו בחודשים הקרובים. התזרים הוא בעצם התחזית שמראה איך החשבון שלנו ייראה בעתיד הקרוב, תוך התייחסות לכל התנועות הצפויות, ההכנסות וההוצאות, שאנחנו יודעים או מעריכים במידה רבה או במידה מסוימת של ודאות שהן אכן יתרחשו.

התזרים כולל את כל ההוצאות הקבועות, ההוצאות המשתנות, תשלומים לספקים, כרטיסי אשראי, החזרי הלוואות, שכירות, משכנתא ובאופן כללי כל דבר שאנחנו יודעים או מעריכים שאנחנו צריכים לשלם ובשאיפה בסכומים כמה שיותר מדויקים.

בנוסף, כדאי שהתזרים יכלול, מטבע הדברים, גם הכנסות. קבועות או מזדמנות, חד פעמיות או משוערות, סליקות כרטיסי אשראי, לקוחות בריטיינר, תשלומים שצפויים להיכנס בעקבות פרויקטים שהושלמו או מכירות שבוצעו, כספים מקצבאות, הכנסות משכירות – או כל מקור הכנסה אחר שרלוונטי אלינו.

ולמה זה חשוב?

המכנה המשותף הגדול ביותר בעסקים שהגיעו לבעיות פיננסיות ואף לפשיטת רגל או חדלות פירעון הוא בעיות בניהול התזרים. ניהול נכון של התזרים מסייע לזהות בעיות כאלו מראש, לפני שהן גדלות, כדי להבין איך לטפל בהן בצורה מושכלת ולהימנע מפגיעה בדירוג האשראי וביכולת העתידית של העסק ובעליו לגייס עוד כסף.

2. מנתחים, מסדרים ומזהים פערים

ניהול נכון של תזרים מזומנים הוא חיוני וחשוב לכל בעל עסק – מפרילנסרים שמנהלים עסקים זעירים ועד לעסקים גדולים עם מספר רב של עובדים. בשונה מעובדים שכירים, שמקבלים משכורת פעם בחודש ויכולים לדעת מהן ההוצאות שלהם ומתי הן יורדות, בעלי עסקים מתמודדים עם יותר חוסר ודאות בכל מה שנוגע להכנסות וההוצאות, מה שמקשה יותר לעקוב אחרי הדברים ולנהל את הכסף.

השאיפה בניהול התזרים היא לייצר רצף של ההכנסות וההוצאות – כלומר בטבלה שמסודרת על פי תאריכים. כך ניתן להבין בכל שלב מהו המצב שלנו בכל רגע נתון ומהי התחזית להמשך.

את הנתונים הכספיים ניתן לנהל בעצמנו באקסל, אך כיום יש מגוון רחב של כלים טכנולוגיים לניהול תזרים, אפליקציות ומערכות כמו bizibox, רייזאפ, אמיר תזרים מזומנים, פמיליביז ועוד. אלו כלים שמאפשרים להפוך חלק גדול מהתהליך לאוטומטי ואף לספק עצות מועילות לשיפור ההתנהלות הפיננסית. עם זאת, חשוב לזכור כי כלים אלו אינם מהווים תחליף להזנת נתונים מעת לעת ולהקדשה של זמן, אנרגיה ומשאבים, גם אם הם מועטים, לטובת ניתוח המידע, הסקת מסקנות, קבלת החלטות וביצוע פעולות לטובת שיפור ההתנהלות הפיננסית שלנו.

3. אז איך זה עובד בפועל? הנה כמה פעולות שיאפשרו ניהול יעיל של התזרים:

• מאפיינים תנועות קבועות – חוזרים לפחות שלושה חודשים אחורה, מזהים הוצאות והכנסות קבועות – ומכניסים לטבלה מסודרת.
• ממפים התחייבויות קיימות – מנהלים מעקב של שיקים שניתנו, תשלומי הלוואות ותשלומים לספקים שאנחנו יודעים בוודאות שיחויבו בעתיד. לכל התחייבות כזאת כדאי לצרף תאריך שבו היא תשולם. ואם לא יודעים מהו התאריך המדויק, יש לצרף תאריך משוער כדי להקל על המעקב.
• מוסיפים את הנתונים של כרטיסי האשראי – את מועדי החיוב והסכום המשוער שצפוי לרדת בכל כרטיס. ישנה כיום התממשקות בין מערכות הבנק וכרטיסי האשראי (אפילו אם הם כרטיסים חוץ בנקאיים) שיכולות לעזור לשלוף את המידע בפשטות, או כלים ייעודיים שיכולים לסנכרן את הנתונים האלו עם התזרים.
• מרכזים הכנסות צפויות – הוצאתם חשבונית ללקוח? מחייבים בריטיינר? מחכים לתשלום עתידי? את כל הנתונים האלו חשוב להכניס כמובן לטבלה או למערכת לטובת מעקב, עם תאריכים ידועים או משוערים. במערכות הטכנולוגיות ניתן לחבר אף את חשבונות הסליקה ישירות למערכת ולצפות בזמן אמת בתקבולים העתידים להם אנו זכאים.

4. מצפים לטוב ביותר, נערכים לגרוע ביותר

אחת הסיבות השכיחות ביותר לקריסה כלכלית של עסקים היא שימוש לא נכון בצורות המימון השונות (מסגרת אשראי, הלוואות וכו') ומתן התחייבויות לתשלום (תשלום בשוטף +) כאשר אין באמת ודאות באשר ליכולת לשלם או לעמוד בהתחייבויות במועד המוסכם.

כך לדוגמה, אם קונים סחורה מספק ומתחייבים לשלם בתאריך מסוים, אבל כשמגיע הזמן לשלם, מגלים שלא נשאר כסף בחשבון אחרי שבוצעו תשלומים אחרים כמו משכורות, מיסים והוצאות שוטפות. זו עלולה להיות התחלה של כדור שלג מסוכן, שיהיה קשה מאוד לבלום בהמשך.

אז איך נמנעים מזה? בעלי עסקים, במקרים רבים, מוכרחים להיות אופטימיים מטבעם כדי לשרוד ולהצליח, אך כדי להתנהל בזירה העסקית המאתגרת, חייבים גם להיות זהירים הרבה יותר ולחשוב מה יקרה אם התרחישים האופטימיים לא יתממשו – ומה יהיה אפשר לעשות במצב כזה.

לכן, בכל מה שנוגע לניהול תזרים מזומנים אנחנו נדרשים למידה מסוימת גם של פסימיות, ולצאת מנקודת הנחה שתשלומים שאנחנו נדרשים מאיתנו, יירדו בזמן, אך ההכנסות, למרבה הצער, לעיתים אינן מובטחות – וזה דבר שחשוב להפנים.

5. משתמשים בתזרים כדי לבנות עתיד ורוד יותר

חוסר ודאות, במקרים רבים, עלול לגרום לבעלי עסקים רבים לשיתוק. במקרה הזה, תרופת הנגד לאותו השיתוק היא לייצר ודאות גדולה ככל הניתן לגבי העתיד, גם אם הוודאות משקפת רק את צד ההוצאות. עדיף לראות רק את "חצי הכוס הריקה" מאשר לא לראות בכלל את הכוס, ולהיות באי וודאות מוחלט.

מחקר שנערך בארה"ב מצא שאנשים שנמצאים במצב של חוסר וודאות נמנעים מלהיכנס לחשבון הבנק ולכן בנקים צריכים לעודד את הלקוחות שלהם לקחת בחזרה שליטה על מצבם הפיננסי.

לצערנו, בעולם העסקים של ימינו, ישנם גורמים שיכולים להרוויח מחוסר השליטה שלנו, ולכן אנו חייבים לייצר ודאות בכל דרך שרק ניתן.

את הוודאות שאנו כל כך כמהים לה אפשר להשיג באמצעות ניהול תזרים מזומנים. כאשר אנו מבינים כיצד הולכים להיראות החודשים הקרובים מבחינת הכנסות והוצאות, קל לנו יותר לחשב ולהבין אילו פעולות נדרשות כדי לשפר את המצב – בין אם דרך הגדלת ההכנסות, צמצום ההוצאות, לקיחת מימון בתנאים מועדפים, פעולות שיווקיות כמו מבצעים והנחות, או אפילו הוצאת כסף נזיל מחסכונות. כל אלו, כאשר הם נעשים מספיק זמן מראש, מאפשרים לנו מרווח תגובה, אשר ישרת אותנו בהמשך, כי כמו שאמרו חכמים, זמן זה כסף.

6. חדשנות, טכנולוגיה, מערכות מידע, כלי אוטומציה ואף בינה מלאכותית

בדיוק כפי שבמכוניות שלנו כיום מותקנות מערכות חכמות שיודעות לזהות ולהתריע מראש על מצבים מסוכנים ובכך לאפשר לנהג מרחב פעולה כדי למנוע תאונות, כך גם תזרים המוזמנים מאפשר לזהות מראש מצבים מסוכנים ולמנוע תאונות פיננסיות מסוכנות.

וגם בזירה הזאת, בדיוק כמו בנהיגה, יש תאונות "קלות", כמו להיכנס לחריגה ממסגרת האשראי המאושרת בחשבון הבנק, יש תאונות בהן יש נפגעים כמו במקרים שהבנק מחזיר שיק, ויש לצערנו תאונות שרשרת הרסניות ("טוטאל-לוס") כמו חשבון שהופך להיות מוגבל, הורדת דירוג האשראי, ואף פשיטת רגל או חדלות פירעון.

אבל אין ספק שכל תאונה, גדולה כקטנה, פוגעת באמינות שלנו כבעלי העסק, ומקשה עלינו למכור ולשלם חובות קיימים. במצב כזה, בדיוק כמו בתאונת שרשרת, כל העסק יכול להתחיל לקרוס כמו דומינו – ואז כבר קשה מאוד לתקן

7. לא מתביישים לבקש עזרה

אז הבנו שניהול תזרים מזומנים הוא חשוב, הבנו כמה מסוכן לוותר עליו וגם הכרנו כלים שיכולים לסייע במשימה החשובה הזאת. לסיום, חשוב לזכור שכמו בכל דבר בחיים – גם כאן אפשר וכדאי להיעזר בגורמי מקצוע שילוו אתכם, ילמדו לעומק את העסק שלכם, את העבר וההווה שלו – וידעו לסייע לכם לנהל את התזרים בצורה מקיפה ואיכותית יותר.

יועץ עסקי, כלכלן, מנהל כספים, או כל אדם בעל הכשרה פיננסית, יאפשרו להעצים את השליטה על התזרים של העסק, ועל ידי ניתוח מעמיק של המצב, ניתן יהיה לזהות אזורים שבהם אפשר לצמצם הוצאות ולהגדיל הכנסות, לפתח אסטרטגיות לניהול יעיל של הכספים בעסק, להסיק מסקנות ולהתמודד עם בעיות פיננסיות בדרכים יצירתיות. יועצים חיצוניים לעסק (שלא כמו מנהלי החשבונות או רו"ח המבקר של העסק) יכולים גם להציע שירותים ופתרונות חדשניים המותאמים אישית, שיעזרו לעסק לא רק לשרוד בתקופות מאתגרות – אלא גם לשגשג ולפרוח בדרכים שלא בהכרח ידענו שהן אפשריות.